Documentación indexada
Manuales, políticas, FAQ y plantillas indexados con búsqueda híbrida y fecha de vigencia.
Servicio IA · A-003 · Agentes & Chatbots
Asistentes virtuales internos
Resuelven al empleado, no al cliente. Onboarding, políticas internas, soporte de primer nivel y preparación de reuniones con acceso a tus sistemas.
El asistente interno vive donde el trabajo pasa: responde en segundos y deja a la persona con la tarea hecha.
Qué es y para quién
El primer nivel de soporte de la empresa.
Un asistente con acceso a las políticas, los manuales y los sistemas internos para responder al empleado y derivar lo que necesita una persona. Lee la guía completa de Inteligencia Artificial para el contexto teórico.
El trabajo interno se ralentiza por consultas que no necesitan a nadie concreto: cómo se pide una vacaciones, qué procedimiento sigue una baja, dónde está la plantilla del informe. Cada pregunta interrumpe a alguien que sí estaba resolviendo otra cosa. El asistente recoge esas consultas, responde con la documentación vigente y deja las excepciones en la cola de quien corresponde.
Va dirigido a empresas con volumen de consultas internas y procesos escritos: RR.HH., IT, finanzas, operaciones o soporte. La condición es que la documentación esté ordenada; si no está, el asistente solo puede devolver enlaces y adjuntos que nadie busca. La primera fase incluye ordenar ese material.
- Departamentos de RR.HH. que responden las mismas preguntas de onboarding cada mes.
- Equipos de IT con un volumen alto de incidencias de primer nivel.
- Finanzas y administración que pierden tiempo en consultas sobre facturas y reembolsos.
- Equipos commerciaux que necesitan preparar la reunión en poco tiempo.
Qué incluye
Seis piezas de un asistente interno.
Documentación conectada, permisos por rol y derivación con el contexto ya recogido.
Permisos por rol
Cada persona ve lo que le corresponde y el asistente no responde de más por negocio.
Canales internos
Portal, Slack, Teams, Outlook o intranet con el mismo motor y la misma memoria.
Integraciones internas
RR.HH., ticketing, calendar y base de datos con permisos heredados del usuario.
Guion de consultas
Intenciones, fuentes válidas, tono corporativo y criterio de escalado por departamento.
Panel de uso real
Preguntas más repetidas, temas que cambian y huecos de documentación que hay que cubrir.
Trazabilidad
Cada consulta deja rastro.
Quién preguntó, qué documento respondió y quién lo escaló. Así se corrige el proceso.
- Documento y fecha de vigencia usados en cada respuesta
- Usuario, rol y permisos con los que se respondió
- Motivo de cada escalado al equipo correspondiente
- Consultas sin respuesta, que se convierten en tarea de documentación
Cómo funciona
El ciclo de una consulta interna.
Cinco pasos que se repiten en cada pregunta del empleado.
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01
Recibir
La pregunta entra por el canal interno y se identifica al usuario y su rol.
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02
Comprobar permisos
El asistente verifica qué puede saber ese usuario antes de buscar nada.
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03
Buscar
Recupera la documentación vigente, con fecha y responsable, y comprueba que aplica a su caso.
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04
Responder
Redacta la respuesta con los pasos concretos y los enlaces al documento original.
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05
Resolver o escalar
Si está cubierto, cierra. Si no, crea la consulta con el contexto y avisa al equipo.
El contenido se revisa por fechas de vigencia: cuando un documento caduca, el asistente deja de citarlo y lo marca para actualización.
Cómo trabajamos
De la pregunta repetida al autoservicio interno.
Ordenamos la documentación, montamos el asistente y lo probamos con el equipo.
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Auditoría de consultas
Revisamos tickets, correos y mensajes internos para ver qué se pregunta de verdad.
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Orden de la documentación
Renombramos, fechamos y etiquetamos la información para que el sistema pueda citarla.
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Construcción y permisos
Conectamos las fuentes, definimos roles y montamos las reglas de escalado.
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Piloto con un departamento
Se prueba con RR.HH. o con IT durante un mes y se ajustan las respuestas que fallan.
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Despliegue y medición
Se abre al resto de la empresa y se revisa cada mes qué preguntas siguen sin respuesta.
Dónde rinde
Tres departamentos que dejaron de interrumpirse.
El mismo asistente sirve para un equipo de políticas o para un centro de operaciones.
Cada incorporación generaba quince correos con las mismas preguntas y el onboarding se retrasaba una semana.
Responde el primer da sobre vacaciones, material de oficina y accesos, y deja solo las excepciones al equipo.
El soporte de primer nivel recibía miles de tickets al mes que se resolvian con un enlace a la documentación.
Resuelve los casos frecuentes con la guia vigente y deriva los incidentes con los datos del equipo ya relleno.
Los responsables de proyecto pedian siempre las mismas facturas y los buscaban a mano en el ERP.
Consulta el estado de la factura por proyecto y lo deja en el chat con su enlace al ERP.
Sectores
Dónde ya lo hemos montado.
Marketing
Ventas
Operaciones
Atención al cliente
Finanzas
Legal
RR.HH.
Ecommerce
Seguros
Logística
Sanidad
Legaltech
El ahorro no está en las horas del asistente: está en que la gente del equipo vuelve a su trabajo sin interrupciones.
Javier M.
People Ops · Industria
Reseña verificada en Google
4,9/5 · 240+ opiniones.
¿Qué pasa con la información confidencial?
El asistente trabaja con los permisos del usuario que pregunta. Si no tiene acceso a un documento, no lo encuentra ni lo menciona. El despliegue on-premise es posible cuando los datos no pueden salir de la organización.
¿Necesito ordenar mi documentación antes?
Es lo más importante del proyecto. Si la información está dispersa o caducada, el asistente responderá a medias. La primera fase incluye esa limpieza y suele ser la que más valor aporta.
¿Puede integrarse con Slack o Teams?
Sí. El motor se conecta por API o webhook y el resultado se entrega en el canal. El usuario no cambia de herramienta ni de forma de trabajar.
¿Cuánto cuesta mantenerlo?
El variable es el consumo del modelo. El fijo es el mantenimiento: revisar la vigencia de los documentos, incorporar los cambios de procesos y auditar las consultas escaladas. Se presupuesta por horas al mes.
¿Y si la respuesta no la encuentra?
No inventa. Derivamos la consulta al equipo correspondiente con la pregunta original, los datos del usuario y lo que sí ha consultado. Cada caso sin respuesta es una tarea de documentación.
¿Cuánto tarda?
Entre tres y seis semanas: dos de ordenación de la documentación y construcción, y el resto de piloto con un departamento antes de abrirlo a toda la empresa.
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